TC. SUSURLUK KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR 1 –AMAÇ Bu Yönergenin amacı; Susurluk Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan kamu kurum ve kuruluşlarının, imza ve havale yetkileri ile Kaymakam adına imzaya yetkili makamları ve yetki sınırlarını belirleyerek, • Kırtasiyeciliği azaltmak, • Bürokratik işlemleri basitleştirmek, • Alt kademe yöneticilerin karar mekanizmasına katılımını sağlamak, • Personele sorumluluk duygularını ve kabiliyetlerini geliştirme fırsatı tanımak, • Bu surette vatandaşa süratli, kaliteli ve verimli hizmetler sunabilmektir. 2- KAPSAM Bu Yönerge; Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan, kurum ve kuruluşların yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde Kaymakamlık adına imza yetkisinin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri kapsar. 3- HUKUKİ DAYANAK Bu yönerge; • T.C. Anayasası • Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi • 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu • 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu • 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu • 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun • Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği • Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik • Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • 10.06.2020 tarih ve 31151 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik • 31.07.2024 tarihli "Balıkesir Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi" hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 4- TANIMLAR Bu yönergede yer alan; Yönerge : Susurluk Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini, Kaymakamlık : Susurluk Kaymakamlığını, Kaymakam : Susurluk Kaymakamını, Yazı İşleri Müdürlüğü: Susurluk Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü, Yazı İşleri Müdürü : Susurluk Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü, Birim : Kuruluş kanunlarına göre Bakanlık, Müstakil Genel Müdürlük ve Başkanlıkların İlçe sınırlarındaki teşkilatları ile alt hizmet birimleri, 1  Birim Amiri : Bakanlıklar, Müstakil Genel Müdürlükler ve Başkanlık İlçe teşkilatının başında birinci derece yetkili ve sorumlu (Komutan, İlçe Müdürü, İlçe Müftüsü, Şef vb.) amirlerini, S.Y.D.V. Personeli : Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Müdürü ile personeli ifade eder. 5- YETKİLİLER Bu Yönergede adı geçen yetkililer; a) Kaymakam b) İlçe Yazı İşleri Müdürü c) İlçe İdare Şube Başkanı-Birim Amiri İKİNCİ BÖLÜM İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI 6- İLKELER Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir. 1. İmza Yetkilerinin, sorumluluk anlayışı içerisinde, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. Her kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde "bilme hakkını" kullanır. Kaymakam ilçe teşkilatlarının tümüyle, İlçe Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak "bilme hakkını" kullanır. Bu amaçla her birim sorumlusu imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 2. Kaymakam tarafından bu yönerge ile devredilen imza yetkileri kullanılırken, imza yetkilisinin adının altına “KAYMAKAM ADINA” (Kaymakam a.) ibaresi yazılır. Ancak imzaya yetkili kılınan birim amirleri tarafından, alt kademelere devredilen imza yetkileri kullanılırken Kaymakam a. ibaresi yazılmaz. 3. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. 4. Birim Amirleri, imzaladıkları yazılarda üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır. 5. Kaymakamın izinli olarak görevde bulunmadığı hallerde, önem arz eden hususlar ve üst makamlar tarafından yazılmış takibi gereken yazılar için göreve dönüşünde Kaymakama bilgi verilir. 6. Yetki devri yapılan tüm kurum ve kuruluşların vatandaş memnuniyetini esas alan, hesap verebilir, şeffaf ve vatandaş odaklı kamu hizmeti anlayışı içerisinde çalışmaları temel ilkedir. 7. İmza yetkisinin kullanılmasında; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir. 8. Yazılar bütün ara kademe amirlerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz, varsa ilgi ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur. Ekler, başlıklı, ek numaralı ve onaylanmış olur. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren, yazılar en geç ertesi iş günü Kaymakamlık Makamına imzaya sunulacaktır. 9. Yazılarda ve onaylarda, hazırlayanlardan başlayarak imza makamına kadar bütün sıralı amirlerin ve ara kademedeki personelin parafının alınması esastır. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler bu yazının yasalara, hizmet gereklerine ve resmi yazışma kurallarına uygunluğunu sağlamaktan müştereken ve müteselsilen sorumludur. 10. Onaylar ve yazılar, yasal dayanağı belirtilmek suretiyle imza makamına sunulur. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuat yazıda (… Kanunun …. maddesi, ……. Yönetmeliğinin …… maddesi vb. gibi) açıkça belirtilir. Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince paraf ve imza edilmez. 2 11. Yazıların ilgili olduğu birimlerce hazırlanması ve yayımlanması esastır. Ancak; acele hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce yazının gereği yapılır ve bilgi amaçlı ilgili birime gönderilir. 12. Birim amirlerinin izinleri, vekalet ve görevlendirme onayları, bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar bizzat birim amirleri tarafından imzaya sunulur. 13. Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notu yazılan yazıların gereği, ilgili görevlilerce en kısa zamanda (gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte) Kaymakamla görüşülerek yapılır. 14. Birim amirleri; personel, bina ve belge güvenliğini sağlamakla ilgili gereken tedbirleri Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı esasları çerçevesinde alır. 15. Kaymakamın gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikayet ve icrai nitelikteki dilekçelerin Kaymakamlığa verilmesi esastır. Bunların dışında birim amirleri, kendi görev alanları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, konuyu incelemeye ve gereğini yerine getirmeye yetkilidirler. 16. Kaymakamlık adına ya da birim amirliklerince hazırlanacak kutlama, anma, konferans, piyes, temel atma, açılış vs. gibi toplantı ve faaliyet icra edecek olan kurum ve kuruluşların amirlerince en az 1 (bir) hafta önceden Kaymakama bilgi verilir. 17. Bakanlıklardan gelen bütün genelgeler mutlaka Kaymakamlık Makamına arz edilir. Bu genelgelerin yerine getirilmesinden ve izlenmesinden bizzat birim amirleri sorumludur. 18. Bakanlıklarca ya da Valilikçe Kaymakamlığımızdan görüş istenildiği durumlarda, birim amirleri öncelikle Kaymakam ile görüşerek mutabakata vardıktan sonra cevap yazarlar. 19. Kaymakamın Makamda bulunmadığı zamanlarda; Kaymakam tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurlu olanların gereği ve icrası İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılır ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir. 20. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 15. maddesi uyarınca kamu hizmetleri hakkında basına, haber ajanslarına veya radyo-TV kuruluşlarına bilgi ve demeç verme yetkisi Bakana, illerde Valiye veya yetkili kılacakları görevliye aittir. Basına verilecek rutin ve istatistiki bilgiler, ilgili birimce hazırlanıp “Basın Bülteni” haline getirildikten sonra Kaymakamlığa teslim edilir, gereği Kaymakamlıkça yerine getirilir. 21. Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilmez. Basına intikal ettirilecek konular, Kaymakamın görüşü alınarak değerlendirilir. 22. Birimlerce imza için Kaymakamlığa sunulacak yazılar Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilir. 23. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilme