T.G. MUDANYA KAYMAKAMLIĞI , İMZA YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ 1 AMAÇ : Bu yönergede amaç; ilçede görülen kamu hizmetlerinin daha etkin, verimli ve süratli sunulması, vatandaş başvurularının hızla sonuçlandırılması, birimler arası hizmet akışının çabuklaştırılması, iş veriminin artırılması açısından; Mudanya Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan ilçedeki genel idare kuruluşlarının yapacakları çalışmaların esaslarını ve kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek, alt kademelere yetki verilerek sorumluluk duygularını geliştirmek, üst makamların önemli konularda daha akılcı karar almasını kolaylaştırmak için kendilerine zaman kazandırmaktır. TI -— KAPSAM : Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar. HI — YASAL DAYANAK: T.C. Anayasası 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı'nın Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik, panama pRtkr IV— TANIMLAR: Bu yönergede yer alan ; Yönerge : Mudanya Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini, Kaymakamlık : Mudanya Kaymakamlığını, Kaymakam : Mudanya Kaymakamını, Makam : Mudanya Kaymakamlık Makamını, Yazı İşleri Müdürlüğü : Mudanya Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü, Yazı İşleri Müdürü : Mudanya Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü, Birim : Cumhurbaşkanlığı Kararnamelerine göre Bakanlıkların, Müstakil (o Genel Müdürlük ile bu seviyedeki Başkanlıkların İlçede bulunan teşkilatlarını ve alt hizmet birimlerini Birim Amiri : Yazışmalarını 5442 sayılı Kanuna göre; Kaymakamlık aracılığıyla yapan Mudanya İlçesindeki Kamu Kurum ve Kuruluşlarının başında bulunan birinci derece yetkili amirlerini  T.C. MUDANYA KAYMAKAMLIĞI | İMZA YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ Dilekçe : Yetkili bir makama sunulan ve elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikayetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı müracaatı, Elektronik Belge : Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Elektronik Ortam : Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, Evrak ; İl ve İlçelerde gönderilen hizmetler, yapılan iş, işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşlarının kendi aralarında gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi, Güvenli Elektronik İmza : 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturulması amacı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, Resmi Belge : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart veya içeriği olan belgeleri, Resmi Bilgi : Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belgeleri, Yazışma : Yazılı veya elektronik ortamda yapılan yazışmaları, ifade eder. V- RESMİ YAZILARI İMZAYA YETKİLİLER 1. Kaymakam 2. Birim Amirleri VI- İLKELER, USULLER VE SORUMLULUKLAR: A-İLKELER VE USULLER 1- İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. 2- Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça başkasına devredilemez. 3- Kaymakam, gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. 4- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesince “bilme hakkını” kullanır. 5- İlçe İdare Şube Başkanları, imzaladıkları yazılarda, Makamın bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler, 6- İlçe İdare Şube Başkanları, izinleri ile vekâlet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakam imzasına bizzat sunarlar. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar, Kaymakam sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilir. 7- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.  TE, MUDANYA KAYMAKAMLIĞI , İMZA YETKİ DEVRİ YÖNERGESİ 8- İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanır ve bilahare imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir. 9- Kamu görevlileri; konuları ile ilgili olarak problemleri ve sıkıntıları ifade ederken, bu konularla ilgili çözüm önerilerini ve düşüncelerini de açık ve net bir şekilde ortaya koyacaklardır. 10- Kamu hizmet birimlerinin temiz ve tertipli olması, evrak kayıt ve diğer işlemlerin düzenli yürütülmesi sağlanmalıdır. Kamu görevlileri; görevlerini yerine getirirken iş sahiplerine karşı nazik olmalı, yapılan işlemle ilgili bilgilendirme yapmak suretiyle vatandaşları bir ölçüde yönetime katarak, bu şekilde hizmetin yürütümüne halkın katkısını azami ölçüde artırmanın yollarını temin etmelidir. 11- Havale evrakında ve yazıda “görüşelim” notu bulunan ya da not kâğıdı iliştirilen yazılar, birim amirleri veya ilgili görevliler tarafından en kısa zamanda ikaza mahal bırakılmadan gerekli hazırlıklar yapılarak, konu Makama arz edilmelidir. 12- Kamu Kurumlarınca ve Kaymakamlıklarca yapılacak bilgilendirme ve açıklamalarda; Devlet memurlarının tarafsızlığına gölge düşürecek, siyasi içerik taşıyan, siyasi kimliği olan kişilerle karşılıklı tartışma anlamına gelecek tutum ve davranışlardan kesinlikle kaçınılacak, bu tür girişimlerin cezai ve idari soruşturma konusu yapılacağı dikkate alınacaktır. 13- “Koruyucu Güvenlik Yönergesi” hassasiyetle tatbik edilecek, personel, bina ve belge güvenliği sağlanacaktır. 14- ilçedeki her idari amir ve müdürlük Makam ile yazışmalarında kullanmak üzere özel bir e-posta adresi oluşturmak zorundadır. Yapılacak tüm resmi yazışma, bilgilendirme ve duyurular resmi adres olan mudanya(&icisleri.gov.tr üzerinden yapılacaktır. B-SORUMLULUKLAR 1- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğini kontrolden ilgili birim amirleri sorumludur. 2- Kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından birimlerin bu işle ilgili görevlendirilen personeli sorumludur. 3- Kaymakamın imzasına sunulmak üzere Kaymakamlık Sekreterliğine teslim edilen evraklardan, Kaymakam sekretarya hizmetlerini yürüten personel sorumludur. 4- Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ilgili ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludurlar. 5- Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur. 6- Birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlıktan gönderilen başvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu işlemden sorumludurlar. 7- Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri, ilgili şef ve mem