HORASAN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ HORASAN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar Amaç MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Horasan Kaymakamlığında imzaya yetkili görevlileri belirlemek, kamusal görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetki ve sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek, kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, işbirliğini ve bütünlüğünü sağlayarak zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemektir. İş sahiplerine kolaylık sağlamak, yönetime karşı güven duygusunu artırmaktır. Kapsam MADDE 2- Yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait işbölümü ile yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde Kaymakamlık adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir. Dayanak MADDE 3- Bu yönerge 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği, 10.06.2020 tarih ve 31151 Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 3071 Sayılı Dilekçe Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve Erzurum Valiliğinin 25.04.2022 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönergede yer alan deyimlerden; Kaymakamlık :Horasan Kaymakamlığını, Kaymakam :Horasan Kaymakamını, Yazı İşleri Müdürlüğü: :Horasan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü, Yazı İşleri Müdürü :Horasan Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü, Birim :İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü, İlçe Jandarma Komutanlığı, İlçe Emniyet Müdürlüğü, Genel idareye dâhil daire ve kuruluşları ve Belediye Başkanlıklarını, Birim Amiri :Birimlerin en üst yöneticilerini, Büro Yetkilisi :Horasan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi, Veri Hazırlama Kontrol İşletmenini, Bilgisayar İşletmenini, S.Y.D.V. :Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfını ifade eder.  GENEL ESASLAR: İlçede kamu idaresinin hızlı, etkin, kararlı ve şeffaf çalışması esastır. Kamu hizmeti; tüm vatandaşlarımıza hiçbir şekilde ırk, cinsiyet, inanç, felsefi düşünce veya siyasi kanaat farkı gözetmeksizin eşit ve ayrıcalıksız verilecektir. Çalışma alanlarında mesai saatlerinde kesinlikle ziyaretçi ve arkadaş bulundurulmayacak her memur ve amir görevi başında bulunacaktır. Kamuya ait binalarda ve eklentilerinde (kamuya ait misafirhanelerde, öğretmenevlerinde oda içleri ve koridorlar dâhil) tütün mamullerinin kullanılmasına kesinlikle müsaade edilmeyecektir. Aksine davrananlar hakkında mutlaka ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem tesis edilecektir. Sigara yasağına ilişkin gerekli uyarı levhaları bütün kurumlarda vatandaşın göreceği yerlere bu yönergenin yayımlandığı tarihten itibaren en geç 30 gün içerisinde asılacaktır. Kamu hizmet binalarının ve birimlerinin temiz ve tertipli olması, evrak kayıt ve diğer işlemlerin düzenli yürütülmesi sağlanmalıdır. Kamu görevlileri kamu hizmetlerini yerine getirirken iş sahiplerine karşı nazik olmalı, yapılan işlemlerle ilgili bilgilendirme yapmak suretiyle vatandaşları bir ölçüde yönetime katarak bu şekilde hizmetin yürütümüne halkın katkısını azami ölçüde artırmanın yollarını temin etmelidir. İlkeler ve Usuller MADDE 5- Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir. »* Yetki ve sorumlulukların dengeli, zamanında ve doğru kullanılması esastır. Bu amaçla; Yazı İşleri Müdürü” nün gerek Kaymakamlığa bağlı birimlerden ve gerekse diğer daire ve kuruluşlardan hizmet gereği vaki olacak talep ve istekleri, birim amirlerince “Kaymakam” isteği gibi aynen ve derhal yerine getirilecektir. b) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından yönergeye göre hareket edilip, edilmediğini kontrolünden ilgili birim amirleri, kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürü, Şef, V.H.K.İşletmeni, Bilgisayar İşletmeni ve sekreter ile birimlerin evrak teslim alma ile görevlendirilen personeli sorumludur. c)Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. “Bilme Hakkı” yetki derecesinde kullanılacaktır, Bu amaçla;  1) Her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 2) Kaymakama imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur. 3) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır. ç) İmza yetkisinin devrinde Kaymakam” ın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. d) Kaymakamlık ile diğer makamlar arasında yapılacak yazışmalarda imza yetkisinin kullanılmasında, muhatap makamın seviyesiyle birlikte konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir. e) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan kesinlikle Makam'a imzaya sunulmaz. f) Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler. g) Yetkilinin izinli veya raporlu olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır, bilahare asıl yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir. ğ) Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça bir başkasına devredemez. h) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşlerin alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda koordinasyon birimi olarak birim amirlerinin ön parafı bulunur. ı) Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludur. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadır. Bu gerekçelerle Kaymakamlık Makamınca iade edilen her yazının o yazıda parafı ve imzası bulunanlar için olumsuz bir kanaat oluşturduğu unutulmamalıdır. i) Yazıların ilgili olduğu birim tarafından hazırlanması ve dağıtımının yapılması esastır. i) Yazılar varsa ekleri, ilgisi ve evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur. k) Birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlıktan gönderilen başvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu işlemden sorumludurlar. I) Doğrudan Kaymakamlık Makamına verilen özellik arz eden ve Kaymakamın uygun göreceği dilekçelerin cevap yazıları Kaymakam tarafından imzalanacaktır. m) Basında çıkan yazı, şikâyet, ihbar ve Valilikten gönderilen dilekçeler, (Kaymakam ve Belediye Başkanıyla ilgili olanlar hariç) ilgili daire amirleri tarafından dikkatle incelenerek, sonuç Kaymakama bildirilecek ve cevap şekli Kaymakam tarafından takdir edilecektir. n) Normal Evrak Havalesi: Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve Makamın görmesi gerekenler Yazı İşleri