LEG. MALAZGİRT KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ 1-AMAÇ Bu Yönerge ile Malazgirt Kaymakamlığına 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin; Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıyla; a) "Kaymakam Adına" imzaya yetkili görevlileri belirlemek, b) Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak, c) Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak, d) Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği artinik, e) Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmalarını hizmetlerin organizasyonu, planlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yöneltmek, sorunların çözümünde etkinliklerini arttırmak, f Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek, i g) Amir ve memurların 13.04.2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 1 inci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamak, h) Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır. 2.KAPSAM Bu Yönerge, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar. 3. YASAL DAYANAK Bu yönerge, aşağıdaki kanun ve yönetmeliklere dayanılarak çıkarılmıştır: a) 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, b) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu c) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun, d) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu, e) | sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi 9. Bölüm, f) 10/06/2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, g) Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği. h) 2018/13 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi, i) 03.10.2023 tarihli Muş Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi. 1/12  4. TANIMLAR Bu Yönergede yer alan; a) Yönerge: Malazgirt Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini, b) Kaymakamlık: Malazgirt Kaymakamlığını, c) Kaymakam: Malazgirt Kaymakamını d) İlçe İdare Şube Başkanı: Bakanlıkların, ilçe yönetimi içinde yer alan üst görevlilerini (İlçe Müdürlerini), e) Birim: Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre ilçe teşkilatında yer alan kuruluşları ve alt hizmet birimlerini, P) Birim Amiri: Bakanlıkların ilçe teşkilatında görev yapan ve İlçe İdare Şube Başkanı olarak görev yapan yöneticileri. 5.RESMİ YAZILARI İMZAYA YETKİLİLER (1) Kaymakam (2) İlçe İdare Şube Başkanları (3) Birim Amirleri 6-İLKELER, USULLER ve SORUMLULUKLAR a-İLKELER ve USULLER (1) İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. (2) Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Kaymakam onayı olmadıkça başkasına devredemez. (3) Kaymakam tarafından kendilerine yetki devredilenler iş bu imza yetkilerini kullanırken yazışmalarda “Kaymakam a.” İbaresi kullanır. (4) Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılar “Kaymakam a.” ibareli yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır. (5) Kaymakamlık Makamından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir. (6) İmza yetkisi devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. (7) Resmi yazışmalarda ekler de üst yazıda imzası ve parafı bulunanlar tarafından parafe edilir. (8) İlçe İdare Şube Başkanları, imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler. (9) İmza yetkisinin devri konusunda mevzuata ve yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla, Kaymakam tarafından gerektiğinde dairelerde denetim yapılır. (10) İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır ve bilahare imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verir. (11) Kaymakamın izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevde bulunmadığı hallerde göreve dönüşünde önem arz eden hususlar ve üst makamlar tarafından yazılmış takibi gereken yazılar için Kaymakama bilgi verilir. (12) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen sıralı birim amirlerinin tamamının parafı bulunur. (13) Kaymakam tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Kaymakam onayı olmadan İlçe İdare Şube Başkanlarınca daha alt kadrolara devredilemez. Tüm yetki devirleri bu yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usulle yönerge değişikliği şeklinde yapılır. (14) Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapılır, standardizasyona özen gösterilir. (13) Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır. (16) Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve o birimce yayımlanması esastır. Ancak; acele hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği gerekirse bilgi için ilgili 2/12 A  birime gönderilir. (17) Birim Amirleri, izinleri ile vekâlet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakam imzasına bizzat sunarlar. (18) İlçe idare şube başkanları ve birim müdürleri personel, bina ve belge güvenliği sağlamakla ilgili gereken tedbirleri alırlar. (19) Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmede, kaydını yaparak konuyu incelemede ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmede yetkilidirler. Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakamlık Makamına sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır. (20) Kaymakama imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur. (21) Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması esastır. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice incelemek durumundadırlar. Bu gerekçelerle Kaymakamlık Makamınca iade edilen her yazının o yazıda parafı veya imzası bulunanlar için olumsuz bir kanaat oluşturduğu unutulmamalıdır. Acil ve gerekli görüldüğü hallerde yazışmalar Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü'nce yapılıp, yazıların bir örneği ilgili birime gönderilir. (22) Dilekçelere yasal süresi içinde cevap verilir. (23) Basında çıkan iddia, ihbar, şikâyet, dilek ve temenniler, ilgili birim amirince izlenip en kısa zamanda değerlendirilerek Kaymakama iletilir. (24) Birim amirleri Kaymakamdan izin ve görev onayı aldıktan sonra, ayrılacağı tarih ve izin dönüş başlama tarihini Kaymakamlığımıza yazılı olarak bildirecektir. Hastalık raporu halinde hastalık iznine ayrıldığı vekili tarafından aynı şekilde bildirilecektir. (25) Belediyeler kendi kanunlarında belirtildiği şekilde kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışma yapabileceklerdir. Ancak Kaymakamlık ve Valilik Makamına hitaben yazılan yazılar bizzat Belediye Başkanı tarafından imzalanacaktır. (26) Belediyeler soruşturma, şikâyet, inceleme vb. önem arz eden konularda İlçe içinde Kaymakamlığa bağlı birimlerle yapacakları yazışmalar Kaymakam imzası ile yapılacaktır b. SORUMLULUKLAR (0) Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve yönerge hükümlerine r