/kurumlar/celtikci.gov.tr/Imza-Yetkileri-Yonergesi.pdf T.C, ÇELTİKÇİ KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler I- Amaç Bu yönergenin amacı Çeltikçi Kaymakamlığı ve bağlı birimlerde imzaya yetkili görevlileri belirlemek, görevlerin mevzuata uygun olarak yetki ve sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle, hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek, kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, işbirliğini sağlayarak, zaman, iş gücü ve kaynak israfını önlemektir. 2- Kapsam Bu yönerge. Kaymakamlık ile Kaymakamlığa bağlı veya iş bölümü ile ilişkili olarak hizmet yürütmekte olan birim ve kuruluşlar tarafından Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılmasının şekil ve şartlarını kapsar. 3- Hukuki Dayanak Bu yönerge 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu uyarınca hazırlanmıştır. 4- Tanımlar Bu Yönergede yer alan deyimlerden; Vali : Burdur Valisini, Valilik : Burdur Valiliğini, Kaymakamlık : Çeltikçi Kaymakamlığını, Kaymakam : Çeltikçi Kaymakamını, Yazı İşleri Müdürü : Çeltikçi Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü, Birim/Bağlı Birimi : Bakanlıkların ilçe düzeyindeki Kamu Kuruluşlarını, (SYDV dâhil) Birim Amiri : Birim ve bağlı birimlerin en üst yöneticilerini, İlgili Kuruluş : Genel İdare dışında, ancak kamu hizmeti veren kuruluşları, Yönerge : Çeltikçi Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini, Yönetmelik : Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği ifade eder. 5- Genel İlkeler 5.1. İmza yetkilerinin, sorumluluk bilinci ile dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. 5.2. Kaymakam, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.  5.3. İmzaya yetkili kişinin, izin, hastalık, geçici görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili, imza yetkisini aynen kullanabilecektir. Önemli konularda asli görevliye sonradan bilgi verilecektir. 5.4. İmza yetkisine sahip makamlar, imzaya yetkili olsalar dahi, çok önemli konu ve işler ile prensip kararı niteliği taşıyan, Kaymakamlığı bağlayabilecek hususlarda, imzadan önce ve/veya işlem safhasında Kaymakamlık Makamına bilgi sunmak, Makamın görüş ve tercihlerine göre hareket etmek durumundadırlar. 5.5. Gizli yazışmalar sadece ilgili kişinin bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır. Bu amaçla her makam sahibi, imzaladığı yazı ve belgelerde üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 5.6. İmza yetkisinin kullanılmasında, muhatap makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilke sayılacaktır, 5.7. Kaymakam tarafından verilen yetkilerinin tam ve doğru kullanılmasından yetkilendirilenler sorumludur. 5.8. Yetki devredilen, bu yetkisini astlarına doğrudan devredemez. Ancak yetkilerinden bir kısmının alt birimlere devrinin gerekli olması halinde, Yönerge değişikliği yapılmak üzere Kaymakamlığa teklifte bulunulacaktır. 5.9. Her kademe, sorumluluğu bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde "Bilme Hakkı"nı kullanır. 5.10. Basında yer alan yazılara cevap teşkil edecek hususlar bilgi notu şeklinde hazırlanarak Kaymakama sunulur. 5.11. Memur ve gerçek tüzel kişilere verilecek ceza onayları, açma-kapama, insan hakları ile ilgili yazılar ve önem arz eden işlemler, bizzat birim amirlerince Kaymakama sunulur, 5.12. Bu Yönerge doğrultusunda birimler, kendi aralarında doğrudan yazışma yapabileceklerdir. 5.13. Yazılar, ara kademe amirlerinin ve nihayet birim amirlerinin parafi alındıktan sonra imzaya sunulur. 5.14. Kaymakam tarafından görülmesinde bir zaruret bulunmayan, içerik olarak, şikâyet ve icrai nitelik taşımayan dilekçe ve müracaatların doğrudan ilgili kuruma yapılması sağlanacaktır. 5.15. Birimler, kendilerine doğrudan gelen, Kaymakam imza ve havalesini taşımayan evraklar arasında kendi takdirlerine göre, önemli olanları Makama sunacak ve talimatını alacaklardır. 5.16. Birim amirleri, açıklamaları gereken yazı ve onayları bizzat Kaymakam imzasına sunarlar. Özellik arz eden, takibi gereken ve acil yazılar müdür veya en az müdür yardımcısı tarafından makama sunulur. 5.17. Kaymakama imzaya sunulacak üst yazı veya onaylarda, hukuki dayanak mutlaka gösterilecektir. Özel durumlarda birim amirince önceden makama bilgi verilecektir. 5.18. Bilgi Edinme Kanunu, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (Gerekli İşlemler Sistem üzerinden yapılır.) başvurularına verilen cevabi yazılarda, yasal sürece dikkat edilerek gecikmelere meydan verilmeyecektir. 5.19. Havale yolu ile kurumlara iletilen yazıların gereği ne ise yapılarak ilgilisine bilgi verilecektir. Ayrıca Kaymakamlığa bilgi verilmesine gerek yoktur. 5.20. Üst yazıya bağlanarak birimlere gönderilen yazıların Kaymakamlıkça takip edildiği düşünülerek, süresi içinde gerekli işlemler yapıldıktan sonra sonucundan Kaymakamlığa bilgi verilmesi gerekmektedir. 5.21.Kaymakamın imzalayacağı diğer yazılar imza kartonu içinde düzgün ve sıralı bir şekilde makam görevlilerine teslim edilecektir. 5.22.Birimlere intikal eden idari yargı kararları üzerinde titizlikle durulacak, zamanı içerisinde bütün hukuki yönler tüketilene kadar takip edilecek. Süresi içerisinde mahkemelere gönderilmeyen savunma ve bilgi-belge isteme yazılarından ilgili birim amiri sorumludur.  İKİNCİ BÖLÜM Yazı İşleri, Sorumluluk, Başvurular, Evrak Havalesi 6- Yazı İşleri 6.1. Yazıların Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun hazırlanması, konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak doğrudan metne yansıtılması ve gereksiz uzatmalara meydan verilmemesi gerekmektedir, 6.2. Yazışmalarda Resmi yazışma kurallarına uyulmasının yanı sıra zaman ve işgücü israfına sebep olmamak adına Kaymakam imzasını gerektirmeyen yazıların Makama gönderilmemesi gerekmektedir. 6.3. Yönetmelik hükümleri gereğince öngörülen paraf sistemi eksiksiz uygulanır. Yazılarda parafi olan görevliler, müştereken ve müteselsilen sorumludurlar. 6.4. Gizli yazılarda sadece şef ve üstün parafı alınacaktır. 6.5. Tekit yazıları, İdarede sağlıksızlığın bir göstergesi olduğundan, tekide meydan verilmemelidir. Aksi halde birimlerde, birim amiri ile birlikte diğer görevliler müştereken sorumlu olacaklardır. 6.6. Birinci tekitte, ilk yazıyı imzalayan, ikinci ve sonraki tekitlerde yazıları bir üst amir imzalayacaktır. 6.7. Kural olarak yazılar, ilgi ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur. 6.8. Kararlar. ekler, cetveller, bilgi notları ve raporlar başlıklı kağıda, tarih ve imzalı olarak onaylanmış şekilde imzaya sevk edilir, 7- Sorumluluk 7.1. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve Yönerge ile Yönetmeliğe göre hareket edilip edilmediğinin kontrolünden birim amirleri sorumludur. 7.2. Kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından, birim amirleri ile birlikte bu işle görevlendirilen personeli sorumludur. 7.3.Birim amirleri, birimlerinde işlem gören tüm yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden sorumludur. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memurlar ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludurlar, 7.4.Tekit yazılarına mahal verilmeyecek şekilde evrak akışı takip edilir. Tekitlerden ilgili memur ve âmirler müştereken ve müteselsilen sorumludur, 7.5.Danıştay, Bölge İdare Mahkemeleri ve İdare Mahkemelerinin kararlarının kanuni süresi içinde uygulama görev ve sorumluluğu ilgili birim amirine aittir, 7.6.Vatandaşlar tarafından Kaymakamlık Makamına sunulmasına gerek bulunmayan ve kurum içerisinde işlem yapılması gereken dilekçelerden:; 1. Düğün, nişan, eğlence, çay partisi 2.Silah taşıma, bulundurma talepleri, silah nakil belgesi ve mermi talepleri, mermi satış bayii talepleri ve benzeri işlemler, 3.Sosyal Yardımlaşma Vakfına yapılan tüm müracaatlar, 4.Nüfus kayıt örneği talepleri, Nüfus kaydı talepleri, Sürücü Belgesi için yapılan başvurular, Pasaport vize işlemleri,